Cách Viết Email bằng Tiếng Đức

Nếu bạn đang học tiếng Đức, hẳn là bạn đã xem qua rất nhiều quy tắc ngữ pháp, từ vựng và cấu trúc câu. Nhưng bạn đã học cách viết email bằng tiếng Đức chưa?

Đây là một kỹ năng thực tế vô cùng cần thiết, nhưng lại thường bị các khóa học tiếng Đức và các tài nguyên học tập khác bỏ qua.

5 Yếu Tố Quan Trọng Của Một Email Tiếng Đức

Trong các phần sau, bạn sẽ học một số quy tắc quan trọng và gợi ý chung cho năm thành phần chính của một email tiếng Đức.

Tất cả các quy tắc này cũng áp dụng cho thư tay. Bạn có thể nghĩ rằng mình sẽ không cần viết thư tay bằng tiếng Đức trong thế giới hiện đại ngày nay, nhưng hãy nghĩ lại. Nước Đức thực sự vẫn còn sử dụng thư tay cho nhiều công việc hành chính chính thức.

1. Cách bắt đầu một email bằng tiếng Đức

Đối với email trang trọng

Email (và thư) trang trọng bằng tiếng Đức cũng bắt đầu một cách trang trọng tương tự: Sehr geehrte (rất kính mến) + tên người nhận. Hãy đảm bảo sử dụng đúng các vĩ tố cho "sehr geehrte" (xét cho cùng thì nó là một tính từ mà).

Vì vậy, nếu bạn viết thư cho Bà Fischer, bạn sẽ viết "Sehr geehrte Frau Fischer", nhưng nếu bạn viết cho Ông Brandt, bạn sẽ viết "Sehr geehrter Herr Brandt".

Dưới đây là một vài ví dụ khác:

• Sehr geehrter Herr Weber, (Kính gửi Ngài Weber,)
• Sehr geehrte Frau Schmidt, (Kính gửi Bà Schmidt,)
• Sehr geehrter Herr Professor Becker, (Kính gửi Giáo sư Becker,)
• Sehr geehrte Frau Doktor Meyer, (Kính gửi Bác sĩ Meyer,)
• Sehr geehrte Damen und Herren (Kính gửi Quý Ông/Quý Bà,)

Đối với lời chào ít trang trọng hơn một chút nhưng vẫn phù hợp với hầu hết các email chuyên nghiệp, bạn có thể dùng "Guten Tag" (Chào ngày mới/Chào ông/bà). Ví dụ:

• Guten Tag Herr Müller, (Chào ngài Müller,)
• Guten Tag Frau Walter, (Chào bà Walter,)

Đối với email thân mật

Đối với email bên ngoài môi trường kinh doanh trang trọng, bạn có thể dùng lời chào "Liebe", có nghĩa là "thân mến". Chỉ cần đảm bảo sử dụng đúng vĩ tố cho từ này, viết "Liebe" cho phụ nữ và "Lieber" cho đàn ông.

Ví dụ:

• Lieber Herr Wagner, (Thân gửi Ngài Wagner,)
• Liebe Frau Bauer, (Thân gửi Bà Bauer,)
• Lieber Simon, (Thân gửi Simon,)
• Liebe Michelle, (Thân gửi Michelle,)

Đối với email rất thân mật, bạn có thể nói "Hallo!" (xin chào), về cơ bản tương đương với việc mở đầu email bằng "Chào!". Ví dụ, bạn có thể nói:

• Hallo Emma und Paul! (Chào Emma và Paul!)
• Hallo Marie , (Chào Marie,)

Điều cần tránh

Sai lầm lớn nhất bạn có thể mắc phải khi mở đầu là gì? Chính là các vĩ tố của tính từ! Hãy đảm bảo bạn sử dụng chúng cho đúng.

Không có gì tệ hơn là tạo ấn tượng xấu với sếp, đồng nghiệp hoặc giáo viên mới của bạn bằng cách mắc một lỗi tiếng Đức cơ bản ngay trong vài từ đầu tiên của email.

2. Phần thân của một email tiếng Đức

Đối với email trang trọng

Điểm quan trọng nhất cần nhớ khi viết phần thân là giữ cho nó trang trọng. Việc tạo ấn tượng phù hợp là rất quan trọng vì nước Đức thực sự quan tâm nhiều hơn đến phép lịch sự và nghi thức mà đối với người Mỹ có thể có vẻ cổ hủ.

Điều này có nghĩa là không sử dụng bất kỳ từ lóng nào. Hãy giữ cho thông điệp của bạn ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề, đồng thời đảm bảo mọi ngữ pháp và từ vựng đều chính xác.

Đối với email thân mật

Bạn có nhiều sự linh hoạt hơn với các email khi trao đổi với bạn bè. Trong một email với một người bạn Đức mà bạn đã quen biết một thời gian, hoặc thậm chí với một bạn song ngữ mà bạn đã gặp vài lần, bạn có thể bỏ đi không khí quá trang trọng và sử dụng tiếng lóng, biểu tượng cảm xúc, đủ thứ.

Điều cần tránh

Đây là một điểm khác biệt nhỏ nhưng lớn giữa email tiếng Đức và email tiếng Anh. Với email và thư tiếng Đức, bạn không viết hoa chữ cái đầu tiên của câu đầu tiên sau lời chào. Vì vậy, trong tiếng Anh, bạn sẽ viết:

Dear Mrs. Jones,

I’m writing…

Trong tiếng Đức, bạn sẽ viết:

Sehr geehrte Frau Jones,

ich schreibe…

Việc viết hoa từ đầu tiên đó sẽ ngay lập tức khiến bạn bị đánh dấu là người không phải bản ngữ!

3. Cách kết thúc một email bằng tiếng Đức

Đối với email trang trọng

Tất cả những cách kết thúc sau đây đều hoàn toàn có thể chấp nhận được cho email trang trọng. Chỉ cần đảm bảo chú ý đến những vĩ tố đó!

• Mit freundlichen Grüßen (với lời chào trân trọng)
• Mit besten Grüßen (trân trọng)
• Mit herzlichen Grüßen (với lời chào thân ái/lời chúc tốt đẹp nhất)
• Ihr(e) (của bạn) — "Ihr" nếu bạn là nam và "Ihre" nếu bạn là nữ

Dưới đây là một vài cách khác bạn có thể kết thúc email trang trọng của mình:

• Ich bedanke mich bei Ihnen im Voraus. (Tôi xin cảm ơn trước.)
• Vielen Dank für Ihre schnelle Antwort. (Cảm ơn về phản hồi nhanh chóng của bạn.)
• Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. (Cảm ơn sự quan tâm của bạn.)
• Ich würde mich freuen, bald von Ihnen zu hören. (Tôi mong sớm nhận được hồi âm từ bạn.)

Đối với email thân mật

Bạn bè và gia đình ở Đức thường kết thúc email bằng "Viele Grüße" hoặc "Liebe Grüße" (cả hai đều có nghĩa là "gửi lời chào thân ái" hoặc "chúc mọi điều tốt đẹp"). Nếu bạn muốn thực sự thân mật, bạn có thể ký tên bằng "VG" hoặc "LG". Tôi khuyên bạn nên dùng cách này với những người bạn mà bạn đã trao đổi thư từ vài lần.

Dưới đây là một vài cách kết thúc email thân mật khác mà bạn có thể sử dụng:

• Alles Liebe (Mọi điều tốt đẹp nhất)
• mit Liebe (Với tình yêu thương)
• Dein(e) (Của bạn)
• Bis bald (Hẹn sớm gặp lại)

Điều cần tránh

Người Đức không sử dụng dấu phẩy sau phần kết thúc, giống như cách bạn làm trong tiếng Anh. Vì vậy, thay vì nói:

Best wishes, Kat

Bạn sẽ nói:

VG Kat

4. Từ và cụm từ hữu ích

Đối với email trang trọng

Nếu bạn đang viết một email công việc, bạn cần biết từ vựng liên quan. Một số từ vựng về email và công việc bao gồm:

• Bcc—Empfänger hinzufügen (Bcc—thêm người nhận)
• Cc—Empfänger hinzufügen (Cc—thêm người nhận)
• Dateien anhängen (Đính kèm tệp)
• Betreff (Dòng tiêu đề)

Một số cụm từ có thể hữu ích khi viết là:

• Es tut mir leid, dass… (Tôi xin lỗi vì…)
• Ich möchte mich bedanken (Tôi muốn cảm ơn…)
• Sich freuen über… (vui mừng về…)

Đối với email thân mật

Từ và cụm từ bạn sẽ sử dụng trong phần thân của một email thân mật rõ ràng phụ thuộc vào mục đích viết của bạn. Có thể bạn muốn chúc ai đó sinh nhật vui vẻ, mời họ đi đâu đó hoặc chỉ hỏi thăm họ thế nào. Dưới đây là một số cụm từ hữu ích bạn có thể sử dụng:

• Wie geht’s? (Dạo này thế nào?)
• Ich würde dich gerne einladen zum/zur… (Tôi muốn mời bạn đến…)
• Ich hoffe dir geht es gut. (Tôi hy vọng bạn vẫn khỏe.)
• Ich würde mich freuen wenn wir uns bald mal wieder treffen. (Tôi rất mong sớm được gặp lại bạn.)
• Alles Gute zum Geburtstag! (Chúc mừng sinh nhật!)

Điều cần tránh

Hãy đảm bảo kiểm tra kỹ từ vựng và các vĩ tố của bạn trước khi nhấn gửi. Tôi thường sử dụng dict.cc để dịch ngược một số cụm từ của mình để chắc chắn rằng chúng có nghĩa!

5. Ngữ pháp và mức độ trang trọng

Đối với email trang trọng

Ngữ pháp trong email của bạn thực sự sẽ gắn liền với việc bạn quyết định sử dụng "Sie" (bạn - trang trọng) hay "du" (bạn - thân mật) — sẽ nói thêm về điều này bên dưới. Với một email trang trọng, bạn sẽ muốn sử dụng "Sie". Điều đó có nghĩa là tất cả động từ nên được chia với "Sie" và bất kỳ mệnh lệnh thức nào cũng nên được viết ở dạng "Sie".

Hãy nhớ rằng động thức chia với "Sie" trông giống như nguyên mẫu. Ví dụ, "Bạn viết" là "Sie schreiben".

Đối với email thân mật

Đối với email thân mật, bạn thường nên sử dụng "du". Một lần nữa, điều đó có nghĩa là tất cả các chia động từ và mệnh lệnh thức nên ở dạng "du" (động từ thường kết thúc bằng "-st".)

Tất nhiên, có những quy tắc ngữ pháp quan trọng khác cần ghi nhớ, chẳng hạn như sử dụng đúng đại từ tiếng Đức khi nói về người khác hoặc sự vật.

Điều cần tránh

Các lỗi ngữ pháp phổ biến nhất trong email tiếng Đức cũng giống như trong văn viết và nói tiếng Đức nói chung. Chúng bao gồm nhầm lẫn giữa "die", "der" hoặc "das", chọn sai cách trong tiếng Đức và chia động từ không chính xác.

Quy Tắc Ứng Xử Phù Hợp cho Email bằng Tiếng Đức

Trước khi chúng ta đi vào một số ví dụ về email tiếng Đức, đây là hai điểm quan trọng cần ghi nhớ khi soạn email của bạn.

Sie so với du

Như đã đề cập ở trên, việc chọn xưng hô ai đó là "Sie" hay "du" là một vấn đề nghi thức phức tạp. Bạn có thể nghĩ rằng mình có thể an toàn và luôn gọi một người là "Sie", nhưng "Sie" đôi khi có thể làm mất lòng người khác nếu họ cảm thấy mình chưa đủ tuổi để được xưng hô như vậy. Vì vậy, hãy đảm bảo bạn cân nhắc đúng mức việc sử dụng hình thức nào.

Rất nhiều người làm việc tại các công ty khởi nghiệp công nghệ hoặc các tổ chức siêu hiện đại khác có nhiều khả năng sử dụng "du" hơn. Nhưng bạn không muốn chuyển sang dùng "du" quá sớm. Nói chung, một quy tắc nhỏ tốt là gọi bạn bè của bạn là "du", và gọi đồng nghiệp, cấp trên và bất kỳ ai thuộc thế hệ cha mẹ bạn là "Sie", trừ khi họ mời bạn làm khác đi.

Bạn có thể mắc lỗi về "Sie"/"du", nhưng điều đó không sao. Rất có thể bất kỳ ai bạn đang gửi email đều biết rằng bạn không phải là người nói tiếng Đức bản ngữ và sẽ thông cảm cho bạn. Điều quan trọng nhất cần nhớ là sử dụng "Sie" trang trọng trong email chuyên nghiệp.

Tên riêng so với họ

Cũng giống như với "Sie" và "du", bạn sẽ phải quyết định xem nên xưng hô người đó bằng tên riêng hay bằng chức danh và họ. Nước Đức nói chung là một xã hội trang trọng hơn Hoa Kỳ, vì vậy hãy thận trọng trước khi gọi ai đó bằng tên riêng của họ — trừ khi họ đã xưng hô với bạn theo cách đó.

Cách tốt nhất để tìm hiểu cách sử dụng các thuật ngữ xưng hô và các quy tắc nghi thức phức tạp là xem và nghe chúng trong ngữ cảnh. Đọc tiểu thuyết và các văn bản khác bằng tiếng Đức có thể là một trợ giúp lớn và sẽ cải thiện kỹ năng viết của bạn một cách tổng thể.

Nếu bạn học tốt hơn từ âm thanh và hình ảnh, các chương trình truyền hình và video bằng tiếng Đức sẽ giúp bạn thích nghi tốt hơn với các chuẩn mực văn hóa. Bạn cũng có thể sử dụng một chương trình học ngôn ngữ như Lingflix.

Ví Dụ về Email bằng Tiếng Đức

Hãy xem các ví dụ sau để thấy tất cả năm nguyên tắc này được áp dụng như thế nào.

Mẫu email trang trọng

Sehr geehrte Frau Schmidt,

ich möchte wissen, ob mein Brief angekommen ist. Haben Sie den Brief gesehen? Wenn nicht, bitte rufen Sie mich an.

Vielen Dank.

Mit freundlichen Grüßen Frau Jones

Dịch:

Kính gửi Bà Schmidt,

Tôi muốn biết liệu lá thư của tôi đã đến nơi chưa. Bà đã nhìn thấy lá thư chưa? Nếu chưa, xin vui lòng gọi điện cho tôi.

Chân thành cảm ơn.

Trân trọng, Bà Jones

Mẫu email thân mật

Hallo Tom,

wie geht’s? Ich hoffe, dass alles bei dir gut geht. Es gibt dieses Wochenende eine Party. Hast du Pläne? Du solltest kommen, wenn nicht! Bis bald.

VG Hans

Dịch:

Chào Tom,

Dạo này thế nào? Tớ hy vọng mọi thứ vẫn ổn với cậu. Cuối tuần này có một bữa tiệc. Cậu có kế hoạch gì chưa? Nếu chưa thì cậu nên đến đấy! Hẹn sớm gặp lại.

Thân, Hans

Bây giờ bạn đã biết cách viết email bằng tiếng Đức, bạn có thể thuận tiện giữ kết nối thông qua giao tiếp kỹ thuật số.

Với một chút luyện tập, bạn sẽ có thể gửi đi những email tiếng Đức một cách tự tin và dễ dàng!