Cách Viết Email Bằng Tiếng Trung: Hướng Dẫn Chuẩn Mực Cho Công Việc
Email là một hình thức giao tiếp trang trọng trong tiếng Trung. Vì vậy, nếu bạn thấy mình cần viết một email bằng tiếng Trung, hướng dẫn này là dành cho bạn.
Hãy xem bài viết này để học cách viết email bằng tiếng Trung, dù là cho công việc hay mục đích lịch sự khác.
1. Dòng Chủ Đề
Bất kỳ nền văn hóa kinh doanh nào ở phương Đông hay phương Tây đều đánh giá cao sự ngắn gọn, rõ ràng và lịch sự. Vì vậy, nếu email của bạn liên quan đến công việc, dòng chủ đề nên tính đến điều đó.
Tương tự, ngay cả dòng chủ đề gửi cho một người bạn qua thư hoặc một đối tượng không phải kinh doanh cũng thường tốt nhất là ngắn gọn và rõ ràng.
Ví dụ:
新钢笔需求 (xīn gāng bǐ xū qiú) Yêu cầu về bút mới
Lưu ý: Vì mục đích học tập và phát âm, chúng tôi sẽ bao gồm pinyin trong các hướng dẫn này. Lưu ý rằng email cuối cùng của bạn chỉ nên được cấu thành từ chữ Hán.
2. Cách Xưng Hô và Lời Chào
Hãy nhớ chào cá nhân tất cả mọi người sẽ đọc email và bao gồm các danh xưng phù hợp trong kinh doanh. Nếu bạn không biết chính xác tên của người mình gửi email, phiên bản tiếng Trung của "kính gửi những người có liên quan" (dưới đây) là hoàn toàn chấp nhận được.
Trong nhiều nền văn hóa nói tiếng Anh, một chút thân mật thân thiện là bình thường, nhưng điều này không quá phổ biến trong văn hóa Trung Quốc. Khi đề cập đến các yêu cầu hoặc tin xấu, trong văn hóa kinh doanh Trung Quốc, việc xin lỗi vì sự bất tiện là rất phổ biến ngay cả khi không có sự bất tiện đáng kể nào.
Mặt khác, nếu bạn đang viết email cho một người bạn qua thư người Trung Quốc, thì việc sử dụng ngôn ngữ thân mật (mặc dù vẫn lịch sự) là một cách tuyệt vời để tạo kết nối tình cảm với một người bạn mới.
Ví dụ:
致相关人士： (zhì xiāng guān rén shì:) Kính gửi những người có liên quan:
如有不便之处，敬请见谅。 (rú yǒu bú biàn zhī chù, jìng qǐng jiàn liàng.) Tôi xin lỗi vì mọi sự bất tiện, kính mong sự thông cảm của bạn.
Các Cụm Từ Tiếng Trung Khác:
| Chinese | Pinyin | English |
|---|---|---|
| 尊敬的先生/女士 | zūn jìng de xiān sheng / nǚ shì | Kính gửi Ông/Bà |
| 尊敬的__先生/女士 | zūn jìng de __ xiān sheng / nǚ shì | Kính gửi Ông/Bà __ |
| 很高兴收到你们的来信。 | hěn gāo xìng shōu dào nǐ men de lái xìn. | Rất vui được nhận thư của các bạn. |
| 很长时间没与你联系, 请原谅！ | hěn cháng shí jiān méi yǔ nǐ lián xì, qǐng yuán liàng! | Xin lỗi vì đã không liên lạc với bạn trong thời gian dài. |
3. Nội Dung Chính
Nội dung chính của email không cần phải cực kỳ ngắn, nhưng nên nhanh chóng và đi thẳng vào vấn đề nếu bạn viết cho mục đích công việc. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn đang yêu cầu điều gì đó hoặc email của bạn nhạy cảm về thời gian.
Email không phải công việc có thể dài hơn một chút, tùy ngữ cảnh, nhưng đối với người mới bắt đầu, việc giữ nó ngắn gọn là khôn ngoan để tránh quá nhiều sai sót có thể khiến người nhận bối rối.
Ví dụ:
这是214办公室的艾米丽。 ( zhè shì 214 bàn gōng shì de ài mǐ lì.) Tôi là Emily từ văn phòng số 214.
财务部门需要一些黑色钢笔。 (cái wù bù mén xū yào yì xiē hēi sè gāng bǐ.) Bộ phận tài chính cần một số bút mực màu đen mới.
请问您能给我们寄500包笔吗？ (qǐng wèn nín néng gěi wǒ men jì 500 bāo bǐ ma?) Ông/Bà có thể vui lòng gửi cho tôi 500 gói bút không?
请在方便时尽早将包裹寄来。 (qǐng zài fāng biàn shí jǐn zǎo jiāng bāo guǒ jì lái.) Xin vui lòng gửi gói hàng cho chúng tôi vào thời gian thuận tiện sớm nhất của ông/bà.
Các Cụm Từ Tiếng Trung Khác:
| Chinese | Pinyin | English |
|---|---|---|
| 合同文本 | hé tong wén běn | một bản sao hợp đồng |
| 很高兴和你们保持…… | hěn gāo xìng hé nǐ men bǎo chí... | Luôn là một niềm vui khi duy trì... với các bạn. |
| 请您不必客气, 尽管与我们联系。 | qǐng nín bú bì kè qi, jǐn guǎn yǔ wǒ men lián xì. | Xin đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi. |
| 我们很乐意同您进行合作。 | wǒ men hěn lè yì tóng nín jìn xíng hé zuò. | Chúng tôi rất vui được hợp tác cùng ông/bà. |
| 我们确信我们的请求将…… | wǒ men què xìn wǒ men de qǐng qiú jiāng… | Chúng tôi tin tưởng yêu cầu của chúng tôi sẽ... |
| 我们希望您能…… | wǒ men xī wàng nín néng… | Chúng tôi hy vọng rằng ông/bà sẽ... |
| 我们希望提醒贵方注意…… | wǒ men xī wàng tí xǐng guì fāng zhù yì… | Chúng tôi muốn đề nghị sự chú ý của quý vị đối với... |
| 有任何问题, 请及时联系。 | yǒu rèn hé wèn tí, qǐng jí shí lián xì. | Vui lòng liên hệ với tôi nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào. |
| 详细资料请看附件。 | xiáng xì zī liào qǐng kàn fù jiàn. | Vui lòng xem tệp đính kèm để biết chi tiết. |
| 在此方面如果能够得到您的合作我将非常感谢。 | zài cǐ fāng miàn rú guǒ néng gòu dé dào nín de hé zuò wǒ jiāng fēi cháng gǎn xiè. | Sự hợp tác tốt đẹp của ông/bà về mặt này sẽ được đánh giá rất cao. |
| 请代我向贵公司总经理问候。 | qǐng dài wǒ xiàng guì gōng sī zǒng jīng lǐ wèn hòu. | Vui lòng gửi lời chúc tốt đẹp nhất của tôi đến Tổng Giám đốc của quý công ty! |
| 请接受我们诚挚的歉意。 | qǐng jiē shòu wǒ men chéng zhì de qiàn yì. | Vui lòng chấp nhận lời xin lỗi chân thành của chúng tôi. |
| 得知……, 我们感到很遗憾 | dé zhī …, wǒ men gǎn dào hěn yí hàn | Thật đáng tiếc khi nghe rằng... |
| 我们抱歉地通知您…… | wǒ men bào qiàn de tōng zhī nín… | Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với ông/bà rằng... |
4. Lời Kết
Luôn cảm ơn người đọc một cách chu đáo vì đã dành thời gian đọc email của bạn. Một lần nữa, sự lịch sự, khiêm tốn và nhún nhường là chìa khóa để thể hiện mình là người quan tâm đến việc giữ thể diện. Không phải mọi email bạn gửi đều cần kết thúc bằng lời xin lỗi và một lời cảm ơn không cần thiết, nhưng hãy thể hiện rõ ràng rằng bạn trân trọng thời gian của họ.
Ví dụ:
麻烦您了！ (má fán nín le!) Làm phiền ông/bà rồi!
多谢！ (duō xiè!) Cảm ơn rất nhiều!
Các Cụm Từ Tiếng Trung Khác:
| Chinese | Pinyin | English |
|---|---|---|
| 我们会在最短的时间内与您联络。 | wǒ men huì zài zuì duǎn de shí jiān nèi yǔ nín lián luò. | Chúng tôi sẽ liên hệ với ông/bà trong thời gian sớm nhất. |
| 敬请查阅。 | jìng qǐng chá yuè. | Kính mời tham khảo. |
| 请尽快回复！ | qǐng jǐn kuài huí fù! | Vui lòng trả lời càng sớm càng tốt! |
| 期待着您的复音。 | qī dài zhe nín de fù yīn. | Chúng tôi mong chờ phản hồi của ông/bà. |
| 请保持联络。 | qǐng bǎo chí lián luò. | Hãy giữ liên lạc nhé. |
| 如有消息, 我们会提前通知你们。 | rú yǒu xiāo xī, wǒ men huì tí qián tōng zhī nǐ men. | Chúng tôi sẽ thông báo cho bạn nếu có bất kỳ tin tức nào. |
| 多谢合作！ | duō xiè hé zuò! | Cảm ơn sự hợp tác của bạn! |
| 祝工作顺利, 生活幸福！ | zhù gōng zuò shùn lì, shēng huó xìng fú! | Chúc bạn thành công trong sự nghiệp và hạnh phúc trong cuộc sống! |
| 此致敬礼 | cǐ zhì jìng lǐ | Trân trọng |
| 我们预祝您在新的一年里将更加辉煌和成功。 | wǒ men yù zhù nín zài xīn de yì nián lǐ jiāng gèng jiā huī huáng hé chéng gōng. | Chúng tôi chúc ông/bà một năm mới tươi sáng và thành công. |
5. Chữ Ký
Văn hóa danh thiếp rất quan trọng ở Trung Quốc và Nhật Bản, vì vậy chữ ký của bạn nên bao gồm thông tin liên hệ và thông tin liên quan. Điều này thậm chí cũng đúng với email không phải công việc; bạn sẽ trông khá chuyên nghiệp với một chữ ký đầy đủ.
Hãy nhớ rằng, chữ ký của bạn nên hoàn toàn bằng chữ Hán ngoại trừ phần cuối của địa chỉ email. Bạn cũng có thể viết tên mình bằng tiếng Anh nếu bạn không có bản dịch tiếng Trung cho tên của mình.
Ví dụ:
艾米丽 (ài mǐ lì) Emily
财务专家 (cái wù zhuān jiā) Chuyên gia tài chính
西猫巷1234号 (xī māo xiàng 1234 hào) 1234 West Cat Lane
555-555-555
艾米丽@sina.com (ài mǐ lì @sina.com) emily@sina.com
Tôi Cần Gì Để Viết Một Email Bằng Tiếng Trung?
- Một bàn phím chữ Hán. Nếu bạn đang viết email trên điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng, điều này đặc biệt cần thiết. May mắn thay, việc tìm và cài đặt bàn phím chữ Hán là một quá trình nhanh chóng và dễ dàng.
- Một từ điển Trung-Anh có cả chữ Hán và 拼音 (pīn yīn) — cách phiên âm Latinh của tiếng Trung. Khi bạn bị kẹt ở một số từ vựng nhất định, một từ điển dịch thuật là rất quan trọng. Từ điển chuyên sâu này từ Chinese-Tools là một công cụ mà người viết bài này thường xuyên sử dụng vì độ chính xác và các liên kết đến câu ví dụ để hiểu ngữ cảnh.
- Một ứng dụng hoặc trang web dịch thuật. Bạn không thể thực sự sao chép và dán toàn bộ email tiếng Anh vào một ứng dụng dịch và tạo ra một phiên bản tiếng Trung chính xác. Như bạn đã biết, cấu trúc câu tiếng Trung Quốc khác với tiếng Anh, vì vậy bạn sẽ phải thực sự sử dụng kỹ năng ngôn ngữ tiếng Trung của mình để viết tác phẩm này. (Thật bực mình phải không?) Tuy nhiên, một ứng dụng dịch thuật như DeepL vẫn rất tiện để có trong tay phòng trường hợp cần.
- Một bản phác thảo những gì bạn muốn nói bằng tiếng Anh. Việc viết email bằng tiếng Anh trước khi phân tích nó thành tiếng Trung Quốc là khôn ngoan để đảm bảo bạn bao quát mọi thứ muốn nói. Đừng chỉ vừa viết vừa dịch.
Mẹo Bổ Sung Để Viết Email Bằng Tiếng Trung
- Giữ email của bạn ngắn gọn. Vì email được coi là trang trọng trong tiếng Trung (và thường dành cho mục đích công việc), hãy trực tiếp và đi thẳng vào vấn đề trong khi vẫn giữ phép lịch sự.
- Thực hành từ vựng trên. Chúng rất phổ biến trong email, vì vậy bạn có thể sẽ sử dụng ít nhất một vài cụm trong số đó! Các chương trình học ngôn ngữ cũng hữu ích để tiếp thu thêm tiếng Trung thương mại và các cách diễn đạt thực tế khác. Ví dụ, Lingflix cung cấp các video tiếng Trung bao gồm các chủ đề như thuê phòng họp và nói về lịch sử công việc của bạn. Lingflix lấy các video xác thực—như video âm nhạc, trailer phim, tin tức và các bài nói truyền cảm hứng—và biến chúng thành các bài học ngôn ngữ cá nhân hóa.Bạn có thể dùng thử Lingflix miễn phí trong 2 tuần. Hãy truy cập trang web hoặc tải ứng dụng iOS hoặc ứng dụng Android.P.S. Nhấp vào đây để tận dụng ưu đãi hiện tại của chúng tôi! (Hết hạn vào cuối tháng này.)
- Luôn kiểm tra email của bạn nhiều lần và đọc lại một cách cẩn thận. Hãy đảm bảo cấu trúc câu của bạn chính xác, từ vựng chính xác và bạn đã sử dụng dấu câu tiếng Trung chính xác như 。hoặc 、thay vì dấu chấm và dấu phẩy tiếng Anh.
- Đối với người học trình độ trung cấp và cao cấp: Hãy cố gắng bám sát nhất có thể vào bản phác thảo tiếng Anh của bạn và sử dụng cơ hội này để học các từ vựng có thể khó hơn trong tiếng Trung. Bạn luôn có thể đơn giản hóa email của mình để việc dịch dễ dàng hơn, nhưng thử thách ở đây là gì?
Bạn có cảm thấy bớt choáng ngợp hơn khi viết email bằng tiếng Trung chưa?
Nó không hề khó chút nào!
Ngay cả khi email của bạn không hoàn hảo, bạn đã thực hiện một bước quan trọng để thành thạo email tiếng Trung—và cả tiếng Trung như một ngôn ngữ nữa.
Và Một Điều Nữa... Nếu bạn muốn tiếp tục học tiếng Trung với nội dung tiếng Trung tương tác và xác thực, thì bạn sẽ thích Lingflix. Lingflix giúp bạn học tiếng Trung một cách tự nhiên. Nội dung tiếng Trung bản ngữ trở nên trong tầm tay, và bạn sẽ học tiếng Trung như nó được nói trong đời thực. Lingflix có một loạt các video đương đại—như phim truyền hình, chương trình TV, quảng cáo và video âm nhạc.Màn hình duyệt ứng dụng Lingflix Lingflix đưa các video tiếng Trung bản ngữ này vào tầm tay thông qua phụ đề tương tác. Bạn có thể chạm vào bất kỳ từ nào để tra cứu ngay lập tức. Tất cả các từ đều có định nghĩa và ví dụ được viết cẩn thận sẽ giúp bạn hiểu cách sử dụng từ. Chạm để thêm từ bạn muốn ôn tập vào danh sách từ vựng.Phụ đề Tương tác trên Lingflix Chế độ Học của Lingflix biến mọi video thành một bài học ngôn ngữ. Bạn luôn có thể vuốt sang trái hoặc phải để xem thêm ví dụ cho từ bạn đang học.Lingflix Có Bài Kiểm Tra Cho Mọi Video Phần tốt nhất là Lingflix luôn theo dõi từ vựng của bạn. Nó tùy chỉnh các bài kiểm tra để tập trung vào các lĩnh vực cần chú ý và nhắc nhở bạn khi đến lúc ôn tập những gì bạn đã học. Bạn có một trải nghiệm cá nhân hóa 100%. Hãy bắt đầu sử dụng trang web Lingflix trên máy tính hoặc máy tính bảng của bạn hoặc, tốt hơn hết, hãy tải ứng dụng Lingflix từ cửa hàng iTunes hoặc Google Play. Nhấp vào đây để tận dụng ưu đãi hiện tại của chúng tôi! (Hết hạn vào cuối tháng này.)
